Trazando tu camino hacia la productividad personal

Lo veo en tus ojos, después de: una hora de ida a la oficina, ocho horas de trabajo, más descansos obligatorios y otra hora de vuelta, resulta que en casa tu periplo no termina. Quieres ponerte con tu novela, preparar la siguiente sesión de tu campaña o simplemente hacer todas esas tareas que dan salubridad a tu hogar, así que intentas seguir sistemas para ser productivo, pero no funcionan del todo… «Eso del ‘Getting Things Done’ no es para mí» piensas.

Debo darte una parte de razón: Getting Things Done no es para ti y diría que para nadie por lo bien que queda decirlo, pero lo cierto es que tiene su público. El asunto es que no eres tú. Los sistemas de productividad, salvo que sean minimalistas y fáciles de seguir (con todo lo que ello implica) suelen tener un público reducido, usualmente de una persona, algo que va a ser la comidilla de esta entrada.

¿Qué es un ‘sistema de productividad personal’?

Los sistemas de productividad personal son la respuesta natural del ser humano a la autopercepción de sí mismo como un auténtico desastre que es incapaz de organizarse para cumplir sus metas. Por lo general, quien no necesita un sistema de productividad personal es porque en realidad sigue uno, pero no se ha dado cuenta o porque su tiempo de ocio es privilegiadamente elevado. Consiste en un conjunto de reglas establecidas que nos permiten tomar decisiones de en qué dedicar nuestro tiempo para lograr nuestros objetivos vitales.

Cuando nos sentamos frente al ordenador, dispuestos a darle el uso que le da nombre, solemos descubrir que existe una cantidad tan abrumadora de asuntos pendientes. Ante esa tesitura, lo que nos apetece es cerrar la aplicación de notas y pivotar al último juego de cazar monstruos que hay disponible en el servicio de suscripción del apuesto caballero de la caja X.

Organizar nuestra vida no es fácil y diseñar desde cero el sistema perfecto, que nos dé unas pautas que sirvan para lograrlo de manera efectiva, tampoco: existen personas estudiando ingenierías para crear cosas similares, así que lo recomendable es comenzar con un sistema que ya existe y está probado para, más adelante, adaptarlo a nuestras necesidades.

Desde el Ikigai, como un método de autoexploración para conocer nuestras metas personales, hasta el pomodoro, una simple disciplina de enfoque, pasando por complejos sistemas de planificación como Zen To Done (ZTD) o gestión del conocimiento (Bullet Journal), todo ello no son sistemas de productividad de per se, sino herramientas que puedes integrar en el tuyo propio.

Observaremos que, en un sistema, ya sea de diseño o espontáneo, surgirán ciertos patrones comunes que en su ausencia vuelven al sistema ineficiente o inutilizable:
— La recopilación de información: El usuario del sistema tendrá una “bandeja de entrada” donde acumulará aquella información que considere relevante para procesarla más tarde.
— La clasificación: La información puede ser descartada, almacenada para posterior consulta o convertida en un accionable.
— Planificación: se determina un momento o prioridad para cada accionable.
— Ejecución: Los accionables se llevan a cabo.
— Reflexión: Un sistema del cual su usuario es consciente puede ser objeto de evaluación, de modo que pueda cambiarse lo que no funciona y mantener lo que sí.

El sistema debe mutar

Y es que una vez cobramos consciencia de que hacemos las cosas de una forma que nos funciona, nos sentimos tentados de compartirla con todo el mundo como la panacea para todos los problemas que el resto de los pobres mortales deben conocer. Nos caemos del burro cuando, tras nuestros alardeos, los sujetos de experimentación demuestran que nuestro sistema es una castaña. Con todo, si les culpamos de “no aplicarlo bien” seremos nosotros quienes nos equivocamos.

En cada instante de nuestra existencia muere la última célula que coincidió en los últimos siete años (aproximadamente) con el resto de las células de tu cuerpo. Todas las células que nacen a partir de entonces jamás coincidirán con esa misma célula, en un macabro ciclo de vida y muerte que puede recordarnos a cierto barco de rey heleno. Y esto es solo en nuestro interior, nuestro entorno también cambia y deja de ser el mismo. Dado que incluso nuestra genética se ve influenciada por los factores ambientales, no podemos afirmar categóricamente que nuestro sistema funcionará de manera inmutable para otro ser humano.

Ya que estamos generosos con las metáforas: se suele llamar a las anotaciones digitales de una persona “segundo cerebro” o “cerebro digital”. Si yo cogiese un trozo de tu cerebro y superando barreras tecnológicas, lo conectase al mío, mi circuito neuronal seguramente no podría entenderse con el tuyo. Me temo que no, tu sistema de productividad no funcionará para todo el mundo si no se hacen cambios.

Es por todo lo anterior que debemos comprender que la productividad personal bien puede partir de sistemas ya establecidos, pero jamás debe quedarse estancada en una metodología, pues debe adaptarse a las circunstancias de cada individuo, de modo que pueda servir mejor a sus propósitos personales. Muchos autores recomiendan hacer time blocking para ser productivos y, sin embargo, a mí lo que me funciona es tener un horario en el que ataco a las tareas que mi algoritmo dice que son más prioritarias.

Prueba, cambia, evoluciona

Puede parecer insistente que repita el concepto de que a cada persona le puede funcionar un sistema distinto, pero terminaré esta entrada con la sensación de no haber insistido lo suficiente. Tu colega el motivao (probablemente yo) tiene un sistema en el que se trata a sí mismo como una máquina despachadora de tareas ultra-eficiente, pero si tú estás en una fase de tu vida en la que no tienes ganas de nada, un sistema que exige tanto de ti no va a funcionar. Debes probar otros más simples, que requieran de menor compromiso para iniciarse y mantenerlos, hasta que desarrolles el hábito.

Prueba los sistemas, si algo no funciona, mira de qué modo puedes cambiarlo para que lo haga y quédate con aquello que parezca que te funciona, por el momento. Tus necesidades cambiarán, te darás cuenta de que haces cosas que podrían mejorarse haciéndolas de otro modo y en unos meses te verás desarrollando estrategias de productividad personal dignas de un Nobel.

Algunos sistemas interesantes para comenzar

20-30-50

Si conocemos cuanto tiempo tenemos disponible a lo largo de la semana y hemos establecido de antemano ya nuestros objetivos vitales, podemos distribuir nuestro tiempo según el tipo de tarea. Así, este sistema recomienda que un 50% sirva para cumplir metas vitales, el 30% en proyectos más a corto plazo y el 20% restante en tareas urgentes que estamos comprometidos a realizar, pero que no se alinean con nuestros valores.

1 – 3 – 5

Indicado para cuando tenemos una lista de tareas pendientes y preferimos organizarnos día a día. En este sistema escogemos cada mañana la (1) tarea más importante a cumplir, (3) tareas que nos acerquen a nuestros objetivos y estén alineadas con nuestros valores y (5) tareas de poco valor, pero que tenemos que completar. Una vez cumplidos estos objetivos diarios puedes seguir despachando tareas si te apetece o puedes apagar la pantalla con la satisfacción de haber logrado un avance.

Time blocking

¿Tienes ya el hábito de mirar una agenda y/o calendario? En ese caso puedes comenzar a reservar bloques de tiempo para ejecutar una tarea en concreto. Creo que nadie necesita que le digan que esto es posible, pero al parecer tiene su propio nombre como método de productividad, cómo son las cosas.

Hay mucha teoría sobre conductas que explica por qué es mejor estructurar las horas dedicadas a cada tarea, sin embargo, este sistema requiere de una gran fuerza de voluntad y suele funcionar mejor combinado con otras estrategias, especialmente cuando no se tiene clara la duración aproximada de una tarea.

(Fok it) Do It Tomorrow

Una de las movidas más zen que he visto en mi estudio de sistemas de productividad: ¿Tarea nueva? Si es urgente, te pones a ello, si no, la añades a “la lista de mañana”. ¿Qué es la lista de mañana? Pues es una lista de la que no puedes hacer tareas hasta que ese “mañana” se convierte en “hoy”. Tu objetivo en este sistema es terminar hoy lo que anotaste o no pudiste terminar ayer. Así de simple.

Y otros

Hay muchísimos sistemas más, por descontado, algunos más esotéricos que otros. Lo importante es que busques, mantengas lo que te funciona y cambies lo que no.

Conclusión

En resumen, la productividad personal es una odisea en la que todos nos embarcamos, buscando el sistema perfecto que nos ayude a organizarnos y alcanzar nuestras metas. Sin embargo, no existe un método universal que funcione para todos, ya que cada individuo es único y tiene diferentes necesidades y circunstancias. Es esencial mantener la apertura a la mutabilidad de nuestro sistema, probar diferentes enfoques y adaptarlos a medida que evolucionamos en nuestras vidas. Así, podremos encontrar el sistema de productividad que se ajuste mejor a nuestra forma de ser y nos permita ser más efectivos y satisfechos en nuestras actividades diarias. Sin más, me despido.

Escribid, que no os hará daño.