Kanban ¿Para qué tanta notitas?

No se si a ti te ha pasado, pero a mi siempre me han parecido alucinantes esas pizarras llenas de notitas que veía en las pelis, series o parecido. Resulta que no son obra de una mente psicótica1 si no un sistema de gestión de tareas ideal para aquella gente que empieza demasiadas cosas y no termina muchas.

¿Para qué deforestar el amazonas con notitas, entonces?

Un día se te ocurre una idea para una novela y te pones a trabajar en ella. A medida que avanzas, se te ocurre que ese señor que has descrito en el fondo podría provenir de un mundo distinto y empiezas a imaginarte como sería ese mundo. Antes de que se te olviden esas ideas, comienzas a escribir una novela sobre ese nuevo mundo.

Meses mas tarde te das cuenta de que tienes diez novelas empezadas e interconectadas entre ellas formando una especie de universo literario que no habías planeado. No has acabado ninguna de ellas, pero tienes ideas para diez mas que tienes que plasmar en papel antes de que se te olviden.

Si te sientes identificado y disfrutas escribiendo sin pretender publicar nada de lo que haces, esto es end game para ti, sigue disfrutando y te animo a que sigas, los resultados suelen ser fascinantes. Gracias por leer este blog, por favor, te ruego me recomiendes en redes sociales y dejes un comentario cariñoso a poder ser.

Si te sientes identificado y tu intención es publicar, te diría que hay que dar un par de pasos atrás y observar lo que está pasando: Exceso de proyectos abiertos, falta de concentración en un solo objetivo.

Eres una única persona, no puedes escribir diez novelas al mismo tiempo, ni siquiera cierto autor mormón puede hacerlo él solo: Un escritor profesional de gran producción que se saca dos o tres best sellers de fantasía al año suele tener detrás un equipo especializado en su trabajo editorial y además, dedica una media de ocho horas al día a desarrollar su trabajo. Ya llegarás a eso pero por ahora, hay que centrarse en poner un poco de orden en tu trabajo.

Enmarcando ideas

El cerebro es creativo por naturaleza, incluso las personas con afantasía pueden ser muy creativas. Mientras te encuentres trabajando en tu novela, las ideas fluirán, tentándote con frases como «esto es demasiado bueno, debo escribirlo ya». Y tu debes escribirlo.

La cosa es que cuando escribas esa idea, la cosa debe quedar en eso, una idea. Cualquier otra cosa sería procrastinar.

Vas a necesitar entonces una forma de relacionar tus ideas entre ellas, verlas todas juntas y decidir cuales quieres llevar a cabo tan pronto como tengas tiempo para dedicarles. Si, además, consideras que eres capaz de atender a más de una idea sin abandonar otra, necesitarás un modo de recordar en cuales estás trabajando. Finalmente, siempre viene bien tener un modo de ver que cosas has conseguido.

Hay muchas maneras de llevar la cuenta de todo eso, una de ellas es Kanban.

Kanbando nuestra forma de organizarnos2

Este es el aspecto que tiene un Kanban, mas o menos.

Con Kanban, lo que haces es dividir una pizarra en varias columnas, que representan diversos estados en los que se encuentra una idea: Nueva Idea, Planificada, En progreso y Completada.3

Cuando se te ocurre una idea, se plasma en una notita y la pegas en la pizarra, en la columna de nuevas ideas. El efecto de escribir una idea y dejarla pegada en la pizarra te libera de ella. Sabes que no se te va a olvidar y que estará ahí siempre que mires la pizarra.

Cuando empieces a trabajar en una idea, la coges de tu columna de nuevas ideas y la pasas a la columna de «En progreso». Ahora, de un vistazo puedes ver en que cosas estás trabajando y esas son las cosas en las que debes centrarte antes de despegar otra notita de la primera columna.

Es un método que funciona mejor con la gente visual, permite ver de un vistazo el estado general de tus proyectos y siempre es una gozada poder ver esa columna de «Completado» llenarse poco a poco con tus logros.

¡Pero yo no quiero gastar papel!

¡No temas, querido amigo! Voy a proponer un par de aplicaciones que te van a permitir hacer lo mismo sin dañar el medio ambiente.4

Trello

Realmente, sería un despropósito hablar de Kanban y no mencionar como alternativa digital al rey de esta clase de sistemas de productividad.

Trello es un tablero Kanban que sirve por igual a individuos y equipos, ofrece además integraciones con otras herramientas ofimáticas online que podrías encontrar interesantes.

Es gratis para gestionarse como un tablero kanban, sin embargo, si quieres algunas características que amplíen sus capacidades a toda una suite de productividad, ya toca pagar.

Obsidian.md

Ya os hablé de Obsidian en esta entrada, la aplicación cuenta con una generosa lista de Plugins creados por la comunidad OpenSource que te permiten añadir funcionalidades adicionales.

Si tienes integrado ya Obsidian en tu sistema de gestión de información, quizá encuentres interesante la posibilidad de crearte una carpeta donde gestionar tus proyectos con uno o más tableros kanban.

Si tienes el editor instalado y has activado la posibilidad de instalar Community plugins en las opciones, puedes pulsar aquí para que la aplicación te muestre la página de instalación.

Alternativamente, Obsidian ofrece de forma nativa la posibilidad de crear un «Canvas», donde colocar gráficamente tus notas en un tablero virtual. Se pueden hacer tableros Kanban con eso también, vaya.

Conclusión

Hemos visto lo que es el Kanban y de qué manera podemos aplicarlo y se han propuesto medios digitales para aquellos que no quieran ponerse a pegar notitas en una pizarra o en la nevera.

Estos sistemas de productividad pueden ser tan útiles para unos como inútiles para otros. Hay cientos de ellos y hace falta conocerse bien a uno mismo y experimentar para encontrar el que mejor te funcione a ti y a tu tipo de proyecto. Por eso, si pruebas kanban y crees que te ha ayudado o que podría irte mejor con otro sistema, no dudes en dejar un comentario.

Escribid, que no os hará daño.

Notas al pie

[1]: Aunque en mi caso si que lo es.
[2]: Si, soy así de imbécil.
[3]: Estos estados, por supuesto, son perfectamente personalizables. Yo mismo utilizo una variación basada en como gestionamos los ingenieros de software las tareas de desarrollo. Hay otras formas de hacerlo, por ejemplo, basándose en el tiempo: Nuevas tareas, Esta semana, Mañana, Hoy, En progreso, Completadas. Al final consistiría en extender la parte de planificada, útil si no tienes una agenda aparte del tablero, pero engorroso si tu sistema requiere de demasiadas columnas.
[4]: Siempre y cuando la electricidad con la que alimentas tu ordenador provenga de fuentes de energía renovables o de cero emisiones.

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